Ratgeber zur Auswahl eines Warenwirtschaftssystems (WWS) für Onlinehändler
Ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem (WWS oder ERP-System) ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Online-Shops. Es sorgt dafür, dass Lager, Bestellungen, Versand, Einkauf und Buchhaltung effizient zusammenarbeiten. Gerade für Gründer und wachstumsorientierte Onlinehändler stellt sich oft die Frage: Welches System passt zu meinem Shop – und worauf muss ich bei der Auswahl achten?
In diesem Ratgeber bekommst du einen umfassenden Überblick, worauf du achten solltest, welche Systeme sich lohnen und welche Vor- und Nachteile einzelne Anbieter haben. Ideal für E-Commerce-Starter im DACH-Raum.
Inhaltsverzeichnis
- Warum ein Warenwirtschaftssystem unverzichtbar ist
- Worauf sollte ich bei der Auswahl achten?
- Vergleichstabelle empfohlener Warenwirtschaftssysteme für E-Commerce
- Gegenüberstellung: Cloud vs. On-Premise
- Integration & Automatisierung
- Tipps für die Einführung eines WWS
- Die richtige Warenwirtschaft ist Wachstumsmotor für deinen Shop
Warum ein Warenwirtschaftssystem unverzichtbar ist
Ein WWS automatisiert und strukturiert zentrale Abläufe:
- Verwaltung von Artikeln & Lagerbeständen
- Synchronisation mit Online-Shop(s)
- Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen
- Rückgabe- & Reklamationsprozesse
- Schnittstellen zu Versanddienstleistern & Zahlungsanbietern
Ohne WWS steigt der manuelle Aufwand mit jedem neuen Auftrag – Fehler, Zeitverlust und Kundenfrust inklusive.
Worauf sollte ich bei der Auswahl achten?
Hier sind die wichtigsten Kriterien, die du prüfen solltest:
1. Skalierbarkeit
- Kann das System mit deinem Wachstum mithalten?
- Gibt es Einschränkungen bei Nutzeranzahl oder Transaktionen?
2. Shop-Anbindung
- Gibt es fertige Schnittstellen zu Shopify, WooCommerce, Shopware, etc.?
- Wie stabil & zuverlässig ist der Datenaustausch (Bestellungen, Lager, Preise)?
3. Cloud vs. On-Premise
- Willst du dein System selbst hosten oder eine Cloudlösung nutzen?
- Cloud = keine eigene IT, automatische Updates, mobil verfügbar
4. Branchenfokus & Funktionen
- Ist das System für E-Commerce optimiert oder zu allgemein gehalten?
- Gibt es Module für Multi-Channel, POS, Dropshipping oder B2B?
5. Usability & Support
- Wie intuitiv ist die Benutzeroberfläche?
- Gibt es Schulungen, Dokumentation & guten Support?
6. Kostenstruktur
- Gibt es transparente Preise (monatlich, jährlich, einmalig)?
- Was kostet die Einrichtung, zusätzliche Nutzer oder Add-ons?
Vergleichstabelle empfohlener Warenwirtschaftssysteme für E-Commerce
| System | Zielgruppe | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Xentral | KMU, E-Commerce Start-ups | Cloud-basiert, viele E-Commerce-Integrationen, modular | Einrichtung komplex, eingeschränkter Support |
| weclapp | kleine bis mittlere Händler | Intuitiv, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, CRM enthalten | Eingeschränkte Anpassbarkeit, keine POS-Unterstützung |
| plentymarkets | Multi-Channel-Händler | Sehr stark bei Amazon, eBay & Co, Pluginsystem | UI teilweise überladen, nicht ideal für Einsteiger |
| JTL-Wawi | preisbewusste Händler | Kostenlos, riesige Community, gute Shopware-Anbindung | Technisch anspruchsvoll, Windows-only |
| Billbee | Einsteiger & kleine Teams | Super einfach, ideal für Etsy, eBay & kleine Shops | Kein echtes Lager- & Produktionsmodul |
| SAP Business One | wachsende Mittelständler | Leistungsstark, international, skalierbar | Hohe Implementierungskosten, komplex |
| Microsoft Dynamics 365 | Mittelstand & Enterprise | Office-Integration, viele Add-ons, flexibel | Hoher technischer Aufwand, Beratung notwendig |
Gegenüberstellung: Cloud vs. On-Premise
| Merkmal | Cloud-WWS | On-Premise-WWS |
| Einrichtung | Schnell & ortsunabhängig | Zeit- & technikintensiv |
| Kostenstruktur | Abo-Modell (meist monatlich) | Hohe Einmalkosten, ggf. IT-Personal |
| Updates & Sicherheit | Automatisch durch Anbieter | Muss selbst gepflegt & gesichert werden |
| Skalierbarkeit | Hoch, flexibel je nach Paket | Eingeschränkt durch Server & Lizenzen |
| Zugriff | Weltweit über Browser / App möglich | Lokal oder über VPN |
| Kontrolle & Anpassung | Eingeschränkt, Anbieterabhängig | Vollständig, aber komplex |
Fazit: Für Gründer und E-Commerce-Startups empfiehlt sich in der Regel eine Cloudlösung, da sie schneller startklar und wartungsarm ist.
Integration & Automatisierung
Ein gutes WWS spart Zeit – vor allem durch automatisierte Prozesse:
- Versandlabel-Generierung mit DHL, DPD, Hermes, etc.
- Rechnungserstellung & DATEV-Export
- Automatischer E-Mail-Versand bei Statusänderungen
- Dropshipping-Partneranbindung
- Marktplatzabgleich mit Amazon, Kaufland.de, Etsy
Prüfe, ob dein Wunschsystem diese Prozesse nativ unterstützt oder Drittanbieter benötigt.
Tipps für die Einführung eines WWS
- Starte mit einer Anforderungsanalyse (Welche Prozesse willst du abbilden?)
- Lege ein Budget & Zeitfenster fest
- Wähle 2–3 Systeme für Testzugänge oder Demos
- Achte auf Migration deiner Artikeldaten & Kundenstammdaten
- Teste Live-Anbindungen mit Shop & Versand
- Schließe mit einer Mitarbeiterschulung & Go-live-Test ab
Empfehlung: Hole dir bei komplexeren Systemen eine Beratung oder einen Implementierungspartner dazu.
Die richtige Warenwirtschaft ist Wachstumsmotor für deinen Shop
Ohne funktionierende Warenwirtschaft wird Wachstum schnell zur Belastung. Die Auswahl des passenden Systems ist deshalb eine der wichtigsten Entscheidungen beim Aufbau eines Online-Shops.
Ob du mit Billbee oder JTL klein beginnst oder direkt auf Xentral oder weclapp setzt – wichtig ist, dass dein System zu deinem Geschäftsmodell, deinem Team und deinen Wachstumszielen passt.
Du möchtest dein WWS vergleichen, einführen oder aufrüsten? Ich unterstütze dich gern bei Auswahl, Strategie und Umsetzung!
